Pengertian Surat Resmi dan Tata Cara Penulisan yang Baik dan Benar

Surat resmi merupakan salah satu dokumen resmi atau formal yang dibuat untuk untuk kepentinngan instansi, Lembaga atau yang lainnya.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi berbentuk tulisan disebuah kertas. Saat ini surat tidak hanya ditulis menggunakan tulis tangan tetapi juga bisa diketik dan dicetak untuk disampaikan kepada pihak lain baik ditunjukan untuk perorangan, kelompok atau organisasi.

Berdasarkan jenis surat, Surat dibagi menjadi dua yaitu surat resmi dan tidak resmi. Surat resmi banyak dijumpai di instansi, organisasi, dan sebagainya.

Apa itu surat resmi? Bagaimana cara menulis surat resmi yang baik dan benar sesuai dengan aturan yang berlaku? Semua pertanyaan ini akan dijawab melalui pembahasan dalam artikel surat resmi di bawah ini!

Daftar isi:

Pengertian Surat Resmi
Tujuan Surat Resmi
Fungsi Surat Resmi
Ciri-ciri Surat Resmi
Syarat Surat Resmi
Macam-macam Surat Resmi
Struktur Surat Resmi
Tata Cara Menulis Surat Resmi
Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah salah satu jenis surat yang dibuat oleh pihak tertentu untuk keperluan resmi atau formal kepada perorangan, organisasi, kelompok, instansi atau lembaga sebagai media komunikasi resmi.

Untuk menulis surat resmi tidak boleh asal-asalan, karena dalam penulisannya ada kaidah dan aturan yang harus diperhatikan. Contohnya dalam penulisannya harus menggunakan bahasa baku, isi surat harus jelas dan efektif, dan surat ditulis dengan cermat berdasarkan tujuannya.

Karena itu, dalam penulisan jenis surat ini ada format dan aturan khusus yang harus diikuti saat ini menulisnya.

Tujuan Surat Resmi

Sama seperti jenis surat lainnya, surat resmi juga memiliki tujuan dalam penulisannya seperti untuk tujuan pemberitahuan, penugasan, pengumuman, surat izin, dan lainnya. Dari sebuah instansi, lembaga atau organisasi ke perorangan, atau perorangan ke sebuah organisasi, instansi atau lembaga. Karena itu, penulisan surat resmi diharuskan menggunakan format yang sesuai dengan aturan yang berlaku seperti menggunakan bahasa yang baku.

Fungsi Surat Resmi

Dalam penulisan surat resmi juga memiliki fungsi tertentu yang tidak ditemukan pada jenis surat lainnya. Ada beberapa fungsi surat resmi yang perlu diketahui, seperti :

• Digunakan untuk sarana memberikan pemberitahuan dan informasi tentang hal-hal tertentu yang disampaikan dari perorangan/instansi kepada pihak lainnya. Contohnya surat dibuat untuk menyampaikan sebuah pemikiran atau suatu gagasan.

• Pembuatan surat resmi juga berfungsi untuk bukti tertulis yang otentik dengan bentuk sebuah dokumen yang didalam isi surat bisa dipertanggungjawabkan dan dapat dipercaya.

• Digunakan untuk panduan kerja untuk melakukan sebuah kegiatan atau aktivitas yang sesuai dengan isi surat tentang langkah-langkah kerja untuk melakukan sebuah pekerjaan tertentu.

• Digunakan untuk sarana pengingat untuk penerima surat baik ditunjukan kepada lembaga, organisasi atau untuk perorangan. Karena itu, surat jenis ini dibutuhkan untuk didokumentasikan agar bisa digunakan sebagai data dikemudian hari.

• Digunakan sebagai bukti historis dan kronologis.

Sekarang sudah banyak teknologi yang bisa digunakan untuk mengirim surat elektronik seperti email, dan lainnya. Tetapi peran surat resmi yang dicetak masih perlu dilakukan untuk kebutuhan khusus. Baik untuk keperluan pemberitahuan, keperluan bisnis, keperluan niaga dan lainnya.

Ciri-ciri Surat Resmi

Untuk bisa dengan mudah membedakan suara resmi dengan jenis surat lainnya, ada beberapa ciri-ciri surat resmi. Berikut ini ada beberapa ciri-ciri surat resmi yang perlu diketahui, seperti :

• Surat resmi wajib menggunakan bahasa baku yang disesuaikan dengan kaedah penulisan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta berdasarkan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

• Surat resmi dibuat menggunakan bahasa yang singkat, padat dan efektif agar isi surat dibuat mudah untuk dimengerti penerimanya.

• Surat jenis ini tidak menggunakan bahasa implikasi tetapi menggunakan bahasa eksplisit.

• Dibuat menggunakan full block secara indented block atau semu block.

• Terdapat bagian kop surat, bagian ini digunakan untuk menginformaskan pihak yang mengeluarkan surat tersebut.

• Di dalam surat resmi terdapat nomor surat, tanggal, perihal, tanggal surat, lampiran, dan alamat tujuan.

• Di dalam surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

• Surat resmi akan mempunyai bentuk sistematis yang dituliskan sesuai dengan aturan penulisan baku.

Syarat Surat Resmi

Saat kamu ingin menuliskan surat resmi ada beberapa syarat penulisan surat resmi yang perlu dipahami. Karena penulisan surat resmi akan disesuaikan dengan format yang berlaku, seperti :

• Setiap bagian dalam format penulisan surat resmi dituliskan berdasarkan standar penulisan surat resmi sesuai ketentuan yang telah berlaku.

• Dibagian isi surat resmi harus dituliska dengan singkat, padat dan jelas. Artinya isi surat akan dituliskan dengan kata-kata yang mudah dipahami, tidak terlalu panjang dan membingungkan pembaca isi surat.

• Bahasa yang digunakan dalam penulisan surat resmi menggunakan bahasa baku, sopan dan mudah dipahami.

• Dalam penulisan surat resmi wajib memberikan citra baik dari instansi, organisasi atau lembaga yang membuat surat.

Macam-macam Surat Resmi

Setelah memahami pengertian surat resmi dan beberapa informasi yang telah dijelaskan diatas. Kamu juga harus mengetahui bahwa surat resmi ada banyak macamnya. Karena itu, kamu harus mengetahui macam-macam surat resmi di bawah ini :

1. Surat Permohonan

Surat permohonan adalah surat resmi yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan permohonan kepada pihak lain. Contoh surat permohonan seperti surat permohonan perceraian, surat permohonan bantuan dana, surat permohonan banding dan lainnya.

2. Surat Keputusan

Surat keputusan adalah surat resmi yang dibuat untuk tujuan menyampaikan sebuah keputusan yang belum pasti dan yang sudah jelas. Secara umum surat keputusan berhubungan dengan keputusan sebuah instansi, organisasi atau lembaga. Contohnya adalah surat keputusan pengangkatan pegawai sebuah perusahaan.

3. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang dibuat dengan tujuan memberikan wewenang atau kuasa ke pihak lain. Contohnya adalah surat kuasa pengambilan uang tabungan di bank, surat kuasa pembayaran pajak, dan lainnya.

4. Surat perintah

Surat perintah adalah surat yang dibuat untuk tujuan memberikan sebuah instruksi ke pihak lainya yang menerima surat. Surat perintah sering ditemukan dalam kehidupan sehari-hari, seperti surat perintah lembur kerja, surat perintah perjalanan bisnis, surat perintah rujukan rumah sakit dan surat perintah lainnya.

5. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dibuat dengan tujuan memberikan informasi suatu kegiatan atau acara yang waktunya telah ditentukan dan umumnya ditunjukan untuk masyarakat. Contoh surat edaran seperti surat edaran pengambilan raport siswa, surat edaran pengumuman libur ujian, surat edaran libur semester dan surat edaran lainnya.

6. Surat Panggilan

Surat panggilan atau surat undangan adalah surat yang dibuat dengan tujuan untuk mengundah seseorang untuk hadir dalam kegiatan tertentu. Contoh surat panggilan adalah surat panggilan undangan pernikahan, surat panggilan kepolisian, surat panggilan kerja dan surat panggilan lainnya.

Struktur Surat Resmi

Ketika ingin menuliskan sebuah surat resmi ada struktur penulisan yang harus diikuti sesuai dengan aturan format yang berlaku. Struktur penulisan surat resmi ini digunakan untuk membedakan surat resmi dan surat tidak resmi. Berikut ini adalah struktur penulisan surat resmi yang perlu diketahui :

1. Kop Surat atau Kelapa Surat

Kop surat atau kepala surat adalah bagian surat yang berisi data informasi pengirim seperti nama lembaga/instansi/organisasi, logo instansi/lembaga/organisasi, alamat lengkap, nomor kontak telepon dan email dari lembaga.

2. Nomor surat

Nomor surat dituliskan untuk tujuan membedakan surat yang diterbitkan dari jumlah surat yang diedarkan, serta umumnya dalam nomor surat juga tercantum bulan dan tahun surat diedarkan.

3. Tanggal surat

Tanggal surat adalah waktu tanggal surat dibuat untuk pihak penerima dan tanggal surat merupakan bagian penting yang wajib dituliskan pada surat.

4. Lampiran

Lampiran atau hal adalah bagian yang berisi dokumen pendukung surat yang dilengkapi bersama surat yang dikirimkan.

5. Alamat tujuan

Alamat tujuan surat adalah bagian yang wajib diperhatikan karena ini berisi alamat singkat tujuan penerima surat. Untuk alamat lengkap tujuan penerima surat akan dituliskan pada bagian sampul surat.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kata pembuka yang dituliskan dalam surat secara umum menggunakan bahasa baku dan formal, serta menggunakan bahasa yang jelas, sopan dan mudah dipahami.

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian paling penting dari surat resmi yang perlu ditulis dengan cermat. Di bagian isi surat penulis harus menuliskan tujuan surat tersebut diberikan kepada penerima surat.

Penggunaan bahasa di dalam penulisan isi surat juga harus benar. Maksud dan tujuan surat harus ditulis dengan padat, singkat dan jelas tanpa membingungkan pembaca atau orang yang menerima surat.

8. Salam Penutup

Salam penutup menjadi tanda kesopanan saat berkomunikasi menggunakan surat. Salam penutup pada surat biasanya dituliskan dengan singkat, padat dan jelas. Untuk membuat salam penutup umumnya menggunakan kalimat yang singkat.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Tanda tangan pihak yang mengirimkan surat ini menjadi bukti tanggung jawab dari isi informasi yang dituliskan di dalam surat yang diterbitkan. Tanda tangan surat juga disertakan nama lengkap pengirim.

10. Tembusan

Terakhir dalam struktur penulisan surat resmi terdapat bagian tembusan. Tembusan dibuat jika surat dibuat perlu untuk diketahui pihak lainnya. Secara umum tembusan ini seperti duplikat dari surat resmi.

Tata Cara Menulis Surat Resmi

Sebelum menulis surat resmi yang baik dan benar, kamu harus mengetahui struktur penulisan surat resmi yang telah dijelaskan di atas. Karena setiap bagian dalam struktur surat resmi harus dituliskan secara urutan yang tepat.

Selain itu, penggunaan bahasa yang tepat dan benar juga harus diperhatikan dalam penulisan surat. Dalam penulisan surat resmi ahrus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dan disesuaikan dengan ejaan yang benar. Jadi dalam penulisan surat ini harus menggunakan format baku, dan struktur surat resmi terdiri dari 4 bagian.

Karena itu menulis surat jenis ini sebenarnya tidaklah mudah, karena ada banyak hal yang perlu diperhatikan. Kesalahan kecil dalam penulisan suratnya akan merusak surat tersebut. Berikut ini ada beberapa hal yang perlu diketahui agar bisa menghindari kesalahan dalam penulisan surat, seperti :

Di bagian penulisan tanggal surat tidak perlu mendahulukan nama tempat jika telah dicantumkan apda kelapa atau kop surat. Untuk angka tahun tidak perlu diikutkan menggunakan tanda baca.

Di bagian lampiran umumnya terdapat dokumen pendukung seperti fotokopi, brosur, ataupun kwuitansi. Pada bagian lampiran dalam surat cukup dituliskan jumlah lampiran yang disertakan di dalam surat. Jika tidak terdapat lampiran, maka pada bagian lampiran tidak perlu dituliskan dan bisa langsung menuliskan nomor surat dan perihal.

Pada bagian perihal bisa dituliskan secara ringkas dan intinya saja. Hal ini dibuat untuk memudahkan dalam proses pembahasan tujuan dari penulisan surat.

Tidak perlu menambahkan kata Kepada pada awal penulisan alamat, karena alamat yang dituju sudah jelas tertulis untuk penerima surat.

Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi

Ada beberapa perbedaan surat resmi dengan surat tidak resmi, seperti penggunaan bahasa dan penulisannya. Surat resmi wajib menggunkan bahasa Indonesia baku dan sesuai EYD dengan ketentuan khusus yang berlaku. Berikut ini kami akan berikan contoh surat resmi dan surat tidak resmi agar kamu bisa mengetahui perbedaannya dengan lebih jelas.

Contoh Surat Resmi

Berikut ini akan kami berikan contoh surat resmi dari pihak sekolah untuk disampaikan kepada orang tua atau wali murid. Dimana tujuan dari surat resmi ini adalah untuk mengundang orangtua/wali murid untuk pengambilan raport. Berikut ini adalah contoh surat resmi undangan penerimaan raport sekolah kepada orang tua/wali murid.

SMA 1 Sukamalu

Jalan barujadi, Cikunguya, Kec. Sukamalu, Telp (021) 11111111, Sukamalu, Kode Pos 53123

www.smansukamalu.sch.id

28 Februari 2023

Nomor : 028.2/II/Undangan SMA N 1 Sukamalu/2023

Lampiran : –

Perihal : Undangan

Yth. Orang Tua/ Wali Murid

Siswa Siswi SMA N 1 Sukamalu

Di Sukamalu

Dengan hormat,

Sehubungan dengan berakhirnya masa pembelajaran semester ganjil tahun ajaran 2022/2023, maka kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Wali Murid pada ;

Hari/tanggal : Sabtu, 4 Maret 2023

Pukul : 09.00 – selesai

Tempat : Ruang Aula SMA Negeri 1 Sukamalu

Acara : Pengambilan raport semester ganjil tahun ajaran 2022/2023

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami harap Bapak/Ibu/Wali Murid untuk menghadiri acara tersebut. Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Kepala Sekolah SMA 1 Sukamalu

ttd

Kang Jojo

Contoh Surat Tidak Resmi

Berikut ini akan kami berikan contoh surat tidak resmi yang bisa kamu ketahui agar bisa membedakannya dengan surat resmi yang telah dicontohkan di atas. Langsung saja kamu bisa simak contoh surat tidak resmi di bawah ini untuk bisa dengan mudah membedakannya dengan surat resmi.

Hallo teman-teman kelas X-6

Saya ingin mengundang teman-teman di acara ulang tahun saya pada;

Hari/Tanggal : Minggu, 5 Maret 2023

Jam : 15.00 WIB – selesai

Tempat : Café Janji Jiwa, Jalan sendiri No 05, Sukasuka

Dresscode : Warna Putih, dan Krem Outfit Casual

Saya harap teman-teman bekenan hadir di acara ulang tahun saya, atas waktu dan kehadiran teman-teman saya ucapkan terimakasih.

Salam manis,

Ayunda Berliana

Di atas adalah contoh surat tidak resmi, kamu bisa melihat bahasa yang digunakan adalah bahasa yang tidak baku dengan isi surat yang singkat, padat dan jelas. Sehingga dalam penulisan tidak resmi tidak ada ketentuan baku untuk penulisan suratnya. Tetapi yang harus diperhatikan adalah penulisan isi surat tidak resmi yang singkat, padat dan jelas.

Sekian itulah tadi informasi yang bisa kami sampaikan tentang pengertian surat resmi dan beberapa hal tentang penulisan surat resmi yang baik dan benar. Sehingga ketika kamu ditugaskan untuk membuat surat resmi kamu bisa memahami penulisan surat resmi yang baik dan benar sesuai dengan aturan dan kaidah penulisan yang tepat.

DUNIA SURAT