Pengertian Surat Tidak Resmi, Ciri, Fungsi, Struktur dan Contohnya

Surat tidak resmi merupakan salah satu bentuk dokumen yang diberikan oleh personal atau seseorang kepada orang lain yang bersifat pribadi. 

Surat tidak resmi berbeda dengan surat resmi dan umumnya ditujukan dari seseorang kepada orang lain secara pribadi. Surat jenis ini sering digunakan untuk menyampaikan atau memberitahukan kabar kepada keluarga, sanak saudara, teman atau kenalan lainnya. Intinya surat tidak resmi tidak bisa digunakan pada keadaan atau keperluan yang resmi.

Mungkin Anda sedang ingin menulis surat tidak resmi pada kenalan maupun sebaliknya. Karena itu penting untuk paham tentang pengertian, ciri-ciri, fungsi hingga contoh surat tidak resmi. Agar Anda juga dapat membedakan penulisan surat tidak resmi dengan yang resmi.

Apa sebenarnya pengertian surat tidak resmi itu? Bagaimana ciri, fungsi, struktur dan format penulisannya? Simak penjelasannya berikut

Daftar isi:

1. Pengertian Surat Tidak Resmi
2. Ciri-ciri Surat Tidak Resmi
3. Fungsi Surat Tidak Resmi
4. Jenis-jenis Surat Tidak Resmi
5. Struktur Surat Tidak Resmi
6. Cara Membuat Surat Tidak Resmi yang Baik
7. Contoh Surat Tidak Resmi
8. Penutup

Pengertian Surat Tidak Resmi

Pengertian surat tidak resmi adalah surat yang digunakan oleh seseorang ke orang lain yang biasanya bersifat pribadi. Karena itu bahasa yang digunakan tidak harus bahasa baku atau menggunakan ejaan dan tata tulis yang benar. Bahkan kadang-kadang seseorang bisa menulis surat tersebut dengan bahasa yang lebih santai hingga bahasa gaul.

Surat tidak resmi bisa menggunakan bahasa sehari-hari untuk menyampaikan kabar kepada orang tua atau keluarga yang lagi jauh dan kondisi lainnya.

Ciri-ciri Surat Tidak Resmi

Ciri-ciri surat tidak resmi berbeda dengan surat resmi. Apalagi untuk jenis surat resmi yang sering digunakan di perusahaan/kantor, instansi pemerintah maupun organisasi resmi. Berikut ini ciri surat tidak resmi yang perlu Anda tahu:

• Biasanya tidak terdapat kop surat atau kepala surat

• Tidak terdapat nomor surat

• Formatnya bebas

• Bahasanya tidak harus baku (bahasa yang digunakan bisa sesuai selera penulis)

• Salam pembuka dan salam penutup sifatnya informal (bisa bervariasi)

• Tidak terdapat jumlah huruf

Selain ciri-ciri umum di atas, surat yang tidak resmi kebanyakan memakai kata ganti orang pertama untuk menunjukkan si penulis surat serta kata ganti orang kedua yaitu penerima surat.

Fungsi Surat Tidak Resmi

Fungsi surat tidak resmi sangatlah luas dan tujuan penulisannya menyesuaikan kebutuhan si penulis. Jadi isi suratnya sangat unik karena bisa bervariasi dan mewakili perasaan penulis surat. Misalnya saja, penulis yang sedang merindukan keluarganya karena dia tidak bisa bertemu langsung sebab ada di luar kota atau luar negeri.

Tidak hanya bersifat pribadi kepada keluarga, surat yang tidak resmi juga bisa digunakan untuk mengungkapkan saran/masukan serta kritikan kepada kinerja atau kebijakan pemerintah di tengah masyarakat.

Berikut ini beberapa contoh fungsi surat tidak resmi yang sering dipakai:

• Untuk menyampaikan konsep, ide dan gagasan

• Untuk mewakili perasaan atau isi hati si penulis

• Untuk menyampaikan rasa rindu atau kasih sayang

• Untuk mengembangkan kemampuan penulis dalam berbahasa serta menulis

Selain fungsi-fungsi di atas, surat jenis ini juga bisa digunakan untuk sarana menyampaikan permintaan maaf, ucapan selamat kepada kenalan (ulang tahun, pernikahan, kelulusan, dan sebagainya) serta untuk memberitahu informasi tertentu.

Anda pun juga bisa memakai surat yang tidak resmi ini untuk mengajak teman ke suatu acara atau mengajak mereka pergi, memberitahukan kejadian tertentu yang sedang terjadi dan masih banyak lagi.

Jenis-jenis Surat Tidak Resmi

Setelah memahami pengertian surat yang tidak resmi, ciri dan fungsinya, Anda juga perlu tahu apa saja jenis-jenis surat tidak resmi. Jenis-jenis surat seperti ini memang menyesuaikan kebutuhan masing-masing dari si penulis.

Surat pun juga dapat bersifat pribadi dan hanya disampaikan serta diketahui oleh si penerima. Namun, ada juga tipe surat yang disampaikan secara terbuka, misalnya berupa surat terbuka di media sosial untuk menyampaikan pendapat atau masukan.

Berikut ini berbagai jenis surat non formal alias tidak resmi:

• Surat untuk sahabat atau pertemanan

• Surat untuk keluarga

• Surat terbuka di media sosial

• Surat untuk kekasih atau pacar

• Surat persaudaraan

• Surat pemberitahuan atau informasi melalui aplikasi chatting

• Surat rindu kepada kerabat

Anda bisa memakai surat non formal atau tidak resmi ini untuk berbagai kebutuhan. Bahkan untuk menyampaikan gosip, mengucapkan selamat kepada kenalan yang sedang berulang tahun, maupun menyampaikan sebuah doa bagi yang sedang sakit.

Hal ini sangat berbeda dari surat resmi yang lingkup kebutuhannya memang tidak seluas surat tak resmi. Misalnya saja pada sebuah organisasi resmi atau perusahaan, dibutuhkan sebuah surat permohonan, surat kuasa atau surat keputusan. Maka tipe surat semacam itu memang haruslah menggunakan surat resmi.

Begitu pula jika ingin membuat surat edaran, surat perintah, maupun surat pengantar. Karena itu penting juga bagi Anda untuk memahami perbedaan surat resmi dengan yang tidak.

Struktur Surat Tidak Resmi

• Alamat/Tempat serta Tanggal Surat

Meskipun bersifat tidak formal, akan tetapi hampir sama dengan surat resmi, Anda sebaiknya tetap mencantumkan tempat serta tanggal kapan surat itu dibuat. Kedua hal ini penting bagi surat yang tidak formal atau tidak resmi dan dapat ditulis di bagian atas kanan atau kiri surat.

Alamat atau tempat digunakan untuk memberitahukan lokasi surat dibuat, sedangkan pada penulisan tanggal, Anda bisa memakai huruf kapital saat menuliskan bulan. Jangan lupa pisahkan info tempat dan tanggal memakai tanda koma. Anda juga bisa mencantumkan alamat pada surat tersebut.

Contohnya:

Jakarta, 14 Maret 2023

Jangan lupa sebaiknya nama dan alamat si penerima surat juga dicantumkan. Misalnya dengan format sebagai berikut:

Kepada:

Bapak dan Ibu

Jalan Mawar Nomor 40

Bandung

Kalau Anda menulis surat tersebut menggunakan komputer atau aplikasi dan tidak menuliskannya dengan tangan. Maka pada bagian tempat atau alamat serta tanggal tersebut bisa dicetak tebal alias Bold.

• Pendahuluan

Pendahuluan dapat berisi dengan berbagai macam kalimat yang sifatnya tidak perlu memakai kata baku. Di paragraf pembuka, struktur surat tidak resmi ini dapat ditulis secara bebas. Contohnya Anda bisa menggunakan sapaan atau salam seperti halo, hai, salam nostalgia, salam sejahtera, Assalamualaikum Wr. Wb, dan sebagainya.

Anda bisa menggunakan kalimat atau kata-kata untuk mengungkapkan luapan isi hati pada pendahuluan ini. Ungkapan tersebut bisa berisi ungkapan kebahagiaan, kerinduan, atau sekedar menegur sapa biasa. Bahkan kalau Anda memiliki sapaan khusus kepada si penerima, maka hal itu juga bisa dipakai.

• Isi Surat

Isi Surat dimaksud merupakan badan surat atau inti surat yang mau disampaikan si penulis kepada penerima surat. Isi surat dapat diisi dengan menulis informasi atau berita dan menjadi bagian terpenting dalam surat pribadi.

Isi surat bisa berupa informasi undangan kegiatan kalau Anda ingin mengajak si penerima, bisa juga berupa luapan perasaan rindu, dan masih banyak lagi. Anda dapat menuliskan tujuan maupun maksud surat tersebut dibuat. Jika Anda ingin berbagi kabar baik atau kabar buruk, dapat langsung disampaikan pada badan/isi surat ini.

• Penutup Surat

Penutup surat menjadi bagian akhir atau salam penutup untuk mengakhiri isi surat. Sama seperti bagian pembuka, untuk penutup surat bisa ditulis dengan berbagai kalimat sesuai perasaan penulis.

Misalnya jika surat informal atau tidak resmi ditulis dengan tujuan menyampaikan permohonan maaf, maka di bagian penutup Anda bisa menuliskan permohonan tersebut. Lain halnya jika Anda ingin mengucapkan harapan atau doa baik serta terima kasih kepada penerima surat. Anda bisa mengungkapkannya ucapan terima kasih tersebut di bagian penutup.

Contohnya:

Semoga bapak dan ibu senantiasa sehat dan baik-baik saja.

Besar harapanku agar kita bisa segera bertemu.

• Nama dan Tanda Tangan Pengirim/Penulis Surat

Meskipun surat bersifat pribadi atau tidak resmi, tetapi penulisan nama terang yang disertai tanda tangan penulis juga sebaiknya dicantumkan. Nama serta tanda tangan ini dapat dicantumkan di bagian bawah pojok kiri atau kanan surat.

Fungsi dari nama dan tanda tangan ini sebagai bukti atau keterangan bahwa surat yang ditulis tersebut benar-benar berasal dari penulis. Dengan begitu, penerima surat juga menjadi lebih yakin bahwa surat tersebut asli.

Cara Membuat Surat Tidak Resmi yang Baik

Cara membuat surat tidak resmi sebetulnya tidak membutuhkan metode khusus untuk penulisannya. Akan tetapi, Anda bisa mengikuti beberapa tips berikut agar penulisan surat lebih baik:

1. Pemakaian Tata Bahasa

Biasanya tata bahasa yang dipakai sederhana dan tidak berkesan formal atau kaku. Anda bisa menulis surat tersebut dengan menggunakan bahasa santai atau bahasa pergaulan sehari-hari. Sebetulnya bahasa tidak terlalu ada aturan khusus yang mengikat, sehingga penulis dapat dengan bebas berekspresi atau mengekspresikan tulisannya ke dalam surat.

2. Gaya Bahasa

Kadang kala ada orang yang sangat suka menuliskan ungkapan atau kiasan ke dalam surat yang tidak resmi. Memang cara ini sengaja dilakukan agar penyampaian isi surat tidak langsung to-the-point. Penyampaian isi surat yang tidak langsung ke sasaran ini bisa digunakan, asalkan Anda yakin bahwa si penerima paham dengan ungkapan atau kiasan tersebut.

Karena itu, sebaiknya hindari memakai ungkapan atau kiasan yang berlebihan. Apalagi hanya Anda yang tahu karena berisiko penerima tidak paham atau maknanya jadi bermakna ganda. Hal ini untuk menghindari terjadinya miss komunikasi.

3. Struktur Penulisannya Bisa Fleksibel

Keuntungan menulis surat dengan jenis tidak resmi yaitu struktur tulisannya sebenarnya bisa sangat fleksibel. Memang di atas telah disebutkan struktur surat tidak resmi pada umumnya, tetapi sebetulnya Anda juga bisa bebas mengarang struktur yang mau digunakan. Karena surat seperti ini tidak terlalu mementingkan peraturan.

Apalagi Anda tidak perlu menggunakan struktur atau format penulisan dengan kop/kepala surat, nomor surat, meterai, dan sebagainya. Asalkan Anda yakin bahwa penerima dapat dengan mudah memahami penulisan Anda, maka Anda bisa fleksibel menulis struktur surat.

4. Batasi Tujuan Surat

Sebuah surat pastinya dikirimkan dengan tujuan tertentu, entah itu surat resmi atau tidak resmi. Agar isi surat lebih sederhana, lebih baik batasi tujuan surat tidak resmi yang Anda tulis. Misalnya surat ditulis hanya untuk mengucapkan permintaan maaf, mengundang seseorang ke suatu acara, atau mengungkapkan kerinduan.

Contoh Surat Tidak Resmi

Berikut ini beberapa contoh surat tidak resmi yang mungkin bisa Anda gunakan ketika ingin menulis surat dengan tujuan tertentu:

• Contoh Surat Tidak Resmi Mengungkapkan Kerinduan Kepada Keluarga

Jika ingin menyampaikan surat tidak resmi kepada keluarga, sahabat atau kenalan lainnya dengan tujuan karena rindu atau kangen, Anda bisa menyampaikannya seperti ini:

Jakarta, 7 Februari 2023

Bapak dan Ibu

Jl. Batu Karang Nomor 5

Yogyakarta

Assalamualaikum Wr. Wb.

Apa kabar Bapak dan Ibu? Semoga sehat-sehat selalu dan senantiasa ada dalam lindungan Allah SWT. Aku di sini Alhamdullilah juga sehat-sehat saja dan sekarang sedang berusaha menyelesaikan skripsi di semester akhir.

Maaf yang Pak, Bu, karena itu saya di semester akhir ini belum dapat pulang kampung. Karena harus bolak-balik bertemu dengan Dosen Pembimbing dan mengumpulkan banyak data demi menyelesaikan tugas akhir kuliah ini. Padahal aku sudah kangen banget dengan Bapak dan Ibu.

Tabungan aku juga sudah menipis sehingga belum ada biaya untuk transportasi pulang kampung ke Yogyakarta. Uang yang masih ada aku gunakan untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari dan makan.

Sekali lagi maaf ya pak, bu, tapi aku janji kalau sudah selesai mengerjakan skripsi akan segera pulang ke rumah dan menemui Bapak dan Ibu. Kalau ada rezeki tambahan aku juga akan langsung pulang. Semoga Bapak dan Ibu sehat-sehat selalu sampai kita bertemu lagi.

Sekian dulu surat dari aku.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Salam hangat dari anakmu tersayang,

Dinda

• Contoh Surat Tidak Resmi Mengundang Acara

Surat tidak resmi juga bisa dibuat dengan tujuan mengundang seseorang ke suatu acara. Contohnya jika Anda ingin mengadakan acara ulang tahun, buka bersama di bulan puasa atau acara persiapan pernikahan, dan masih banyak lagi.

Surat ini memang tidak bersifat pribadi karena memang disampaikan langsung ke banyak atau beberapa orang. Contoh suratnya seperti berikut:

Assalamualaikum Wr. Wb.

Marhaban ya Ramadan

Demi menyambut Ramadhan di bulan ini, aku ingin mengundang teman-teman sekalian ke acara buka bersama yang akan dilangsungkan di rumahku pada:

Hari: Jumat

Tanggal: 7 April 2023

Jam: 18.00 WIB – Selesai

Lokasi: Jalan Merapi Nomor 9, Bandung

Dress code: Biru atau Hijau

Akan sangat menyenangkan kalau teman-teman sekalian bisa hadir di acara buka bersama ini, ya! Ditunggu kedatangannya!

Wassalamualaikum Wr. Wb.

• Contoh Surat Tidak Resmi untuk menyampaikan permohonan maaf

Balikpapan, 5 Agustus 2023

Dear Retno,

Lewat surat yang aku tulis ini, aku mau menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya untuk kejadian kemarin di mall ya. Aku benar-benar tidak bermaksud untuk sengaja membuat kamu marah atas perbuatanku kemarin. Awalnya aku hanya berpikir untuk bercanda dan rupanya candaanku memang sudah keterlaluan sampai membuat kamu marah.

Aku minta maaf ya, Retno… Aku harap kamu mau memaafkanku, karena kita juga sudah berteman cukup lama dan bahkan menjadi sahabat dari SMA. Aku sudah menganggap kamu seperti saudara sendiri dan jujur aku sedih kalau kamu marah sama aku. Aku juga menyesal sudah bercanda denganmu seperti itu kemarin. Karena itu aku sampai menulis surat ini setelah tahu kamu belum membalas semua chatku.

Sekali lagi, aku minta maaf yang sebesar-besarnya kepada kamu.

Salam hangat,

Indah

Penutup

Dari penjelasan surat tidak resmi di atas, maka bisa disimpulkan bahwa surat tidak resmi memang memiliki beberapa perbedaan dari surat resmi. Terutama di bagian bahasa yang digunakan, struktur atau format surat serta isi suratnya.

Apalagi surat tidak resmi tidak membutuhkan meterai, cap resmi atau stempel. Bahasa yang digunakan pun bisa bebas asal tersampaikan dengan baik kepada si penerima surat. Maka dengan mengetahui berbagai informasi di atas, Anda jadi bisa membedakan serta tahu bagaimana cara menulis surat tidak resmi. Semoga artikel ini bermanfaat.

Berbagi :