Bagian-bagian Surat Resmi atau Dinas dan Contohnya

Bagian-bagian surat resmi atau struktur surat resmi merupakan salah satu hal yang harus diketahui dalam penulisan surat resmi.

Surat resmi adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang sangat penting dalam dunia bisnis, pemerintahan, pendidikan, dan lain-lain. Surat resmi dibuat dengan format dan aturan tertentu untuk memastikan komunikasi yang efektif dan profesional antara pengirim dan penerima surat.

Surat resmi dikeluarkan oleh dinas, instansi, organisasi, ataupun Lembaga resmi. Dalam penulisan surat resmi terdapat bagian surat resmi atau struktur surat resmi yang harus terdapat dalam surat resmi. Struktur surat resmi yang terpenting adalah sebagai berikut:

Bagian-bagian Surat Resmi

Kop Surat

Kop surat adalah bagian paling atas dari surat resmi yang berisi informasi penting seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan. Kop surat memudahkan penerima surat untuk mengenali sumber surat dan mengetahui konteksnya. (Contoh Nomor 1)

Tanggal Surat

Tanggal adalah bagian penting dari surat resmi yang menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Tanggal surat dapat digunakan untuk mengatur urutan surat dan menunjukkan keberadaan surat dalam arsip. (Contoh Nomor 2)

Nomor Surat

Nomor surat adalah bagian dari surat resmi yang menunjukkan urutan surat dan dapat digunakan sebagai referensi dalam arsip. Nomor surat biasanya terdiri dari angka dan huruf yang berbeda-beda sesuai dengan sistem penomoran yang digunakan.

Setiap angka memiliki makna atau identitas dari surat tersebut. Seperti kode instansi, tujuan surat, tahun penerbitan, dan sebagainya. (Contoh Nomor 3)

Lampiran

Bagian ini berisi daftar dokumen atau bahan yang dilampirkan bersama surat. Jika terdapat lampiran, sebutkan jumlahnya dan cantumkan daftar isi.

Jika lampiran berisi berkas maka ditulis 1 berkas tetapi jika berisi lembar bisa juga diisi 3 lembar dan sebagainya.

Hal/Perihal

Perihal adalah bagian dari surat resmi yang menjelaskan tentang pokok pembahasan surat. Perihal harus singkat dan jelas agar mudah dipahami oleh penerima surat.

Jika surat resmi tersebut berisi undang maka dalam perihal diisi undangan. Beberapa hal yang sering terdapat dalam perihal surat resmi seperti undangan, permohonan, pengajuan pangkat, laporan, dan sebagainya. (Contoh Nomor 4)

Alamat

Alamat yang dimaksud dalam bagian surat resmi adalah alamat dalam surat. Dalam penulisan alamat harus detil mulai dari kepada siapakah surat tersebut ditujukan, instansi atau Lembaga apa, serta alamat tempat kantor.

Salam Pembuka                                     

Salam pembuka adalah bagian awal dari isi surat. Sebelum menyampaikan maksud dan tujuan surat sebaiknya menyampaikan salam pembuka.

Salam pembuka bisa berisi  Salam Hormat, Dengan Hormat, Assalamualaikum, Salam, dan beberapa salam lain berupa salam kedaerahan, keagamaan ataupun nasional.

Isi Surat

Isi surat adalah bagian yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim surat kepada penerima surat. Isi surat harus tertata dengan baik dan jelas sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan mudah.

Isi surat terdiri dari tiga bagian yaitu pembuka, Isi Surat, dan Penutup. Berikut rincian Bagian Isi Surat Resmi.

- Kalimat Pembuka

Kalimat pembuka atau kalimat pengantar memiliki fungsi untuk memperkenalkan isi dari sebuah surat kepada pembacanya sebelum memasuki inti pembahasan. Dalam bagian pembuka surat, kita dapat menyebutkan tentang pokok persoalan yang akan disampaikan pada penerima surat.

Kalimat pembuka juga terkadang berisi alasan surat tersebut keluar.

Contoh kalimat pembuka surat:

Sehubungan dengan akan diadakannya program ….

Berdasarkan surat edaran pemerintah … .

- Isi/Inti Surat Resmi

Bagian isi surat biasanya berisi tentang tujuan, maksud, atau keinginan pembuat surat dalam menyampaikan pesan. Pada bagian ini, penyampaian pesan harus jelas, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami.

- Kalimat Penutup

Kalimat penutup surat berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan, dan ucapan terima kasih. Bagian penutup ini menandakan bahwa isi pesan yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.

Contoh Kalimat penutup surat adalah:

Besar harapan kami agar ….

Sudilah kiranya Bapak/Ibu…

Salam Penutup

Salam penutup merupakan bagian dari surat resmi yang tidak kalah penting. Jika di awal terdapat salam pembuka, maka di akhir pun ada salam penutup

Nama Pejabat dan Tanda Tangan

Nama Pejabat lengkap denganTanda tangan adalah bagian terakhir dari surat resmi yang menandakan bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh pengirim surat. Tanda tangan harus asli dan dapat dijadikan bukti sah bahwa surat tersebut memang dikirim oleh pengirim surat.

Dalam tanda tangan juga bisa dibubuhkan stempel sebagai bentuk bahwa surat tersebut adalah asli. Namun seiirng berkembangan waktu, tanda tangan, dan stempel sekarang beralih menjadi QR Code atau tanda tangan eletronik. Kendati begitu tidak mengurangi keresmian surat tersebut.

Tembusan

Tembusan juga termasuk dalam unsur atau struktur surat resmi. Tembusan menunjukkan bahwa ada pihak lain yang mendapat surat tersebut. Tembusan juga berarti bahwa surat tersebut perlu diketahui pihak lain.

Demikianlah bagian-bagian surat resmi yang harus diketahui dan diperhatikan saat membuat surat resmi. Dengan memperhatikan bagian-bagian tersebut, komunikasi tertulis yang efektif dan profesional dapat terjalin antara pengirim dan penerima surat.

Untuk informasi lain seputar dunai surat menyurat bisa di cek langsung di DuniaSurat.com.

Berbagi :