Pengertian Surat Permohonan, Ciri-ciri, Cara Membuat dan Contohnya

Surat Permohonan merupakan salah satu jenis surat yang cukup familiar. Namun sangat penting untuk mengetahui apa saja mengenai surat permohonan ini.

Surat permohonan banyak digunakan oleh instansi, Lembaga, perusahaan, dan individu. Tentunya surat permohohan dinas atau surat permohonan yang dikeluarkan oleh instansi, Lembaga, perusahaan dan sebagainya berbeda dengan surat permohonan pribadi atau individu.

Jadi berdasarkan yang mengeluarkan, surat permohonan dibagi menjadi dua yaitu surat permohonan dinas dan surat permohonan pribadi atau individu.

Nah Apa itu surat permohonan tertulis? apa perbedaan surat permohonan dinas dengan surat permohonan infividu? Bagaimana cara menulis surat permohonan? Apa saja yang ditulis dalam surat permohonan? Apa saja macam-macam surat permohonan? Simak penjelasan detilnya di bawah ini.

Daftar isi:

1. Pengertian Surat Permohonan
2. Perbedaan Surat Permohonan Pribadi dengan Surat Permohonan Dinas
3. Bagian-bagian Surat Permohonan
4. Cara Menyusun Surat Permohonan
5. Contoh Surat Permohonan

Pengertian Surat Permohonan

Surat permohonan adalah surat yang digunakan untuk meminta atau memohon sesuatu kepada pihak yang berwenang atau memiliki kewenangan untuk memberikan izin atau memberikan jawaban atas permintaan tersebut. Surat permohonan dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti permohonan kerja, permohonan izin, permohonan bantuan, atau permohonan lainnya.

Surat permohonan biasanya dibuat dalam bentuk tertulis dan diantaranya memuat informasi tentang identitas diri dan alasan permohonan. Identitas diri yang dimaksud meliputi nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan informasi lain yang relevan. Sedangkan alasan permohonan dapat berupa penjelasan singkat mengenai keperluan atau tujuan permohonan tersebut.

Selain itu, surat permohonan juga harus disusun dengan jelas dan padat. Bahasa yang digunakan harus formal dan sopan, serta tidak menggunakan bahasa yang merendahkan atau menghina pihak yang dituju. Selain itu, surat permohonan harus disertai dengan dokumen pendukung yang relevan, seperti sertifikat, ijazah, atau dokumen lainnya yang menunjukkan keabsahan dan kebenaran informasi yang disampaikan.

Baca Juga: Pengertian Surat Resmi Macam-macam, dan Strukturnya

Perbedaan Surat Permohonan Pribadi dengan Surat Permohonan Dinas

Surat permohonan dinas dan surat permohonan pribadi memiliki perbedaan dalam segi penggunaan, format, dan isi.

Penggunaan

Surat permohonan dinas digunakan untuk kepentingan dinas atau pekerjaan, sedangkan surat permohonan pribadi digunakan untuk kepentingan pribadi.

Format

Surat permohonan dinas umumnya menggunakan kop surat dinas yang berisi identitas instansi atau perusahaan yang bersangkutan. Sedangkan surat permohonan pribadi tidak menggunakan kop surat dinas, melainkan bisa menggunakan kertas biasa.

Isi

Surat permohonan dinas biasanya berisi tentang permohonan yang berhubungan dengan tugas atau pekerjaan, seperti permohonan izin, permohonan pengadaan barang atau jasa, atau permohonan kerjasama. Sedangkan surat permohonan pribadi biasanya berisi tentang permohonan yang berhubungan dengan kepentingan pribadi, seperti permohonan beasiswa, permohonan magang, atau permohonan pengunduran diri.

Selain itu, pada surat permohonan dinas biasanya menggunakan bahasa yang lebih formal dan menggunakan istilah-istilah yang sesuai dengan tata bahasa resmi. Sedangkan pada surat permohonan pribadi biasanya menggunakan bahasa yang lebih santai dan mudah dipahami.

Bagian-bagian Surat Permohonan

Agar surat permohonan dapat disusun dengan baik, penting untuk memahami bagian-bagian yang terdapat dalam surat permohonan. Berikut adalah penjelasan mengenai bagian-bagian surat permohonan:

Kepala Surat

Kepala surat merupakan bagian paling atas dari surat permohonan yang berisi identitas perusahaan atau institusi pengirim. Pada kepala surat biasanya terdapat nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

Tanggal

Tanggal surat permohonan merupakan tanggal saat surat dibuat dan dikirimkan. Tanggal harus dicantumkan dengan jelas dan sesuai dengan format tanggal yang berlaku.

Alamat Penerima

Alamat penerima terletak di bawah tanggal dan harus berisi nama pihak yang dituju, nama perusahaan atau institusi, alamat, dan nomor telepon.

Salam Pembuka

Salam pembuka pada surat permohonan biasanya diawali dengan kata-kata "Kepada Yth." atau "Hormat Kami". Pada bagian ini, penulis menyapa pihak yang dituju dengan sopan dan formal.

Isi Surat

Bagian isi surat permohonan berisi informasi tentang permohonan atau permintaan yang diajukan. Pada bagian ini, penulis harus menyampaikan maksud dan alasan permohonan secara jelas dan spesifik. Isi surat permohonan harus disusun dengan bahasa yang formal dan sopan.

Penutup Surat

Penutup surat permohonan biasanya diakhiri dengan kalimat-kalimat sopan, seperti "Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan pertimbangannya kami ucapkan terima kasih". Pada bagian ini, penulis juga dapat menyampaikan harapan atau permintaan kembali agar permohonan dapat dipertimbangkan dengan baik.

Tanda Tangan

Tanda tangan pada surat permohonan menunjukkan keaslian dan keabsahan dari surat tersebut. Tanda tangan harus dilengkapi dengan nama lengkap dan jabatan penulis surat.

Adapun untuk surat permohonan pribadi ditulis tanpa kop surat. Cukup ditulis judul surat yaitu “Surat permohonan”. Sedangkan isinya tidak jauh berbeda dengan surat permohonan resmi atau surat permohonan dinas.

Dengan memahami bagian-bagian surat permohonan, kita dapat menyusun surat tersebut dengan lebih baik dan memperoleh hasil yang diinginkan. Hal ini sangat penting terutama dalam situasi di mana surat permohonan menjadi faktor penentu dalam keberhasilan permintaan yang diajukan.

Baca Juga: Surat Tidak Resmi dan Cara Membuatnya

Cara Menyusun Surat Permohonan

Surat permohonan harus disusun dengan baik dan sesuai dengan aturan penulisan surat resmi agar dapat diterima dan dipertimbangkan dengan serius. Berikut adalah langkah-langkah cara membuat surat permohonan:

Tentukan Tujuan dan Tujuan Surat Permohonan

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan dan maksud dari surat permohonan yang akan dibuat. Tentukan juga pihak yang akan dituju dan alasan mengapa permohonan tersebut diajukan.

Pilih Format Surat

Setelah menentukan tujuan dan pihak yang akan dituju, pilih format surat permohonan yang sesuai. Format surat permohonan harus sesuai dengan aturan penulisan surat resmi, seperti ukuran kertas, jenis huruf, dan margin.

Tulis Kepala Surat

Kepala surat merupakan bagian paling atas dari surat permohonan dan harus mencantumkan identitas perusahaan atau institusi pengirim. Pada kepala surat, tuliskan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

Tanggal dan Alamat Penerima

Setelah kepala surat, tuliskan tanggal surat dan alamat penerima. Alamat penerima terletak di bawah tanggal dan harus berisi nama pihak yang dituju, nama perusahaan atau institusi, alamat, dan nomor telepon.

Salam Pembuka

Salam pembuka pada surat permohonan biasanya diawali dengan kata-kata "Kepada Yth." atau "Hormat Kami". Pada bagian ini, penulis menyapa pihak yang dituju dengan sopan dan formal.

Isi Surat

Bagian isi surat permohonan berisi informasi tentang permohonan atau permintaan yang diajukan. Pada bagian ini, penulis harus menyampaikan maksud dan alasan permohonan secara jelas dan spesifik. Isi surat permohonan harus disusun dengan bahasa yang formal dan sopan.

Penutup Surat

Penutup surat permohonan biasanya diakhiri dengan kalimat-kalimat sopan, seperti "Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan pertimbangannya kami ucapkan terima kasih". Pada bagian ini, penulis juga dapat menyampaikan harapan atau permintaan kembali agar permohonan dapat dipertimbangkan dengan baik.

Tanda Tangan

Tanda tangan pada surat permohonan menunjukkan keaslian dan keabsahan dari surat tersebut. Tanda tangan harus dilengkapi dengan nama lengkap dan jabatan penulis surat.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, surat permohonan yang dibuat akan terlihat profesional dan mudah dipahami oleh pihak yang dituju. Pastikan untuk memeriksa kembali surat permohonan sebelum mengirimkannya agar tidak terjadi kesalahan penulisan yang dapat mempengaruhi keberhasilan permohonan yang diajukan.

Baca Juga: Macam-macam Surat Pernyataan dan Cara Membuatnya 

Contoh Surat Permohonan

Berikut adalah beberapa contoh surat permohonan yang dapat dijadikan referensi:

Surat Permohonan Kerjasama

Kepada Yth.

Direktur PT. ABC

Jl. Merdeka No. 123

Jakarta

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ yang bergerak di bidang jasa pengiriman ingin menjalin kerjasama dengan PT. ABC dalam hal pengiriman barang. Seiring dengan pertumbuhan bisnis kami, kami membutuhkan mitra yang dapat membantu kami dalam mengirimkan barang dengan cepat dan aman.

Kami berharap dapat membicarakan lebih lanjut tentang kerjasama ini dan dapat memperoleh dukungan dari PT. ABC. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

 

Hormat kami,

 

[ Tanda tangan ]

Rudi Hartono

Direktur PT. XYZ

 

Surat Permohonan Beasiswa

Kepada Yth.

Pimpinan Yayasan Pendidikan ABC

Jl. Sudirman No. 456

Surabaya

Dengan hormat,

 

Saya, Nita Amelia, mahasiswa semester 5 Program Studi Teknik Informatika di Universitas XYZ, ingin mengajukan permohonan beasiswa dari Yayasan Pendidikan ABC. Saat ini saya mengalami kesulitan keuangan dalam membiayai pendidikan saya dan saya berharap dapat memperoleh dukungan dari Yayasan Pendidikan ABC.

 

Saya merasa yakin dengan kemampuan akademik saya dan dengan bantuan beasiswa ini, saya dapat menyelesaikan studi saya dengan baik dan mengembangkan potensi saya di masa depan. Terima kasih atas perhatian dan pertimbangannya.

 

Hormat saya,

 

[ Tanda tangan ]

Nita Amelia

 

Surat Permohonan Penyediaan Air Bersih

Kepada Yth.

Kepala Dinas Pekerjaan Umum Kota Surabaya

Jl. Pahlawan No. 789

Surabaya

Dengan hormat,

 

Kami dari RW 05 Kelurahan Kedungdoro, Surabaya, ingin mengajukan permohonan penyediaan air bersih. Saat ini warga kami kesulitan dalam mendapatkan air bersih karena kurangnya sumber air yang memadai di lingkungan kami.

 

Kami berharap pihak Dinas Pekerjaan Umum dapat membantu kami dengan menyediakan air bersih untuk keperluan sehari-hari warga kami. Kami sangat menghargai dan berterima kasih atas bantuan yang dapat diberikan.

 

Hormat kami,

 

[ Tanda tangan ]

Ketua RW 05 Kelurahan Kedungdoro

 

Demikianlah beberapa contoh surat permohonan yang dapat dijadikan referensi. Pastikan untuk menyusun surat permohonan dengan baik dan sesuai dengan aturan penulisan surat resmi agar dapat diterima dan dipertimbangkan dengan serius oleh pihak yang dituju.

Demikian informasi seputar pengertian surat permohonan, ciri-ciri, bagian atau unsur-unsur surat permohonan dan cara membuat surat permohonan. Semoga bermanfaat. Jangan Lupa Simak informasi lain seputar dokumen dan surat di DuniaSurat.com.

Berbagi :